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会议策划需要注意哪些方面

会议方案是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排的会议文书,属计划类公务文书。会议方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案。

会议策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使会议效果最佳。要想会议开得好,风险控制早做到。会议公司认为大凡一场会议活动最可能出现的失误,都要提前做好应对准备。而会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。在不同的会议阶段有不同的表现。比如:

1、会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备得不充分。

2、会议开始:会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的层次不齐。

3、会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不决。

4、会议总结:会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。

5、跟踪执行:经常是没完没了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。

会议本身是一个很重要的管理工具和手段,通过会议策划,可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样,需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进,以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划,涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此,会议公司表示会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则,以及会务物品准备的名细等等,都非常重要。

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